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Signez vos documents en ligne

La version bêta disponible !



Création des documents modèles

Les conventions de formation ou autres contrats proviennent actuellement de CRM, ERP, générateurs de documents autres, Word, etc.
Ces systèmes vous permettent de créer des documents modèles qui integreront des variables. Ces documents seront envoyés à chaque destinataire selon leurs spécificités et leurs critères.
Quand un document modèle est créé, il est associé à une base de données qui rempli les champs variables automatiquement ou bien il est modifié manuellement via un logiciel de traitement de texte pour être exporté au format PDF.

Hier, une fois ce document réalisé, la démarche est la suivante :

  • Ouverture du service de messagerie
  • Ajout du PDF en pièce-jointe d’un e-mail
  • Ouverture par chacun des signataires
  • Téléchargement du PDF
  • Impression du PDF
  • Signature à la main sur le PDF
  • Scan du PDF
  • Envoi par e-mail de la version signée et scannée du PDF
  • Impression ou ajout en ligne au dossier de l’apprenant
Au final, soit plusieurs contrats identiques avec une signature par exemplaire vous parviennent, soit un seul contrat vous parvient mais il a été imprimé, signé, scanné, renvoyé, réimprimé, re-signé, re-scanné, etc. et a perdu toute sa valeur probante.

Aujourd’hui, il est désormais possible :

  • D’injecter ce document au sein d’une plateforme de signature
  • D’injecter les informations du stagiaire au sein de cette plateforme
  • D’automatiser l’envoi des documents
  • De récupérer les documents signés en un seul et même exemplaire à valeur probante
Une solution pas toujours pratique lorsqu’on a beaucoup d’entrées... Cette solution nécessite une API plutot lourde en termes de programmation, de temps de développement et de prix.

Pour demain,
Je
Suis
En
Cours
vous propose une solution alternative, totalement adaptée aux organismes de formation :

Des "tags" sont ajoutés à vos documents modèles : ce sont des chaînes de caractères cachées dans le PDF, invisibles pour le signataire à l’impression. Elles sont détectables par la plateforme de signature pour l’envoi aux signataires. Grâce à une solution simple : l’ajout de texte avec la taille de police minimale, en blanc sur fond blanc. Pas d’API nécessaire !
Le fichier est déposé sur la plateforme
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, qui extrait les informations et déclenche le circuit de validation (workflow). Ce document peut être déposé de 2 manières dans
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:
  • Injecter le(s) PDF par glisser/déposer sur la plateforme en individuel ou en lots.
  • Injecter le(s) PDF via une api d’intégration et des appels REST.

Il sera aussi bientôt possible de :
  • Installer une imprimante virtuelle Windows dédiée qui permet d’injecter le document directement dans JeSuisEnCours (Fichier > Imprimer > JeSuisEnCours)
  • Envoyer le document par e-mail avec le PDF en pièce-jointe vers la plateforme grâce à un e-mail unique dédié.
  • Utiliser un logiciel compatible avec Windows permettant de récupérer vos PDF directement sur votre ordinateur.

La création d’un workflow

Une fois le document injecté,
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analyse les tags présents sur le document, lance le workflow puis envoie un e-mail à chaque signataire.
Si l’e-mail reste sans réponse pour un ou plusieurs signataire(s), vous pouvez paramétrer le nombre de relances par e-mail à effectuer, le nombre de jours entre chaque relance, le nombre de jours avant le premier e-mail de relance, le délai maximum avant abandon.
Vous serez notifié à chaque nouvel événement pour le document. Ces informations sont envoyées à quelqu’un pour le suivi du contrat ou bien à un ERP ou un CRM capable de récupérer les informations.
Vous pouvez déléguer l’acceptation des documents. Dans le mail, vous aurez 2 options : « signer ici » mais également « déléguer la signature de ce document ». Cette option Affiche le PDF pour vérifier le document à déléguer avant validation. Ensuite l’interface vous rappel l’identité du signataire actuellement prévu, puis vous saisissez l’identité et les coordonnées du nouveau signataire. Une fois la saisie validée, le workflow est modifié, le signataire précédent est remplacé par le nouveau.
Voici les différentes étapes d’un workflow pour les signataires :
  1. Un mail est envoyé aux signataires indiquant « veuillez signer le document joint… » avec un lien dédié.
  2. Le lien renvoi vers le document, pour cocher les cases d’acceptation (des conditions générales, de valider un montant s’il y en a un, d’autoriser l’envoi de publicité sur son adresse e-mail, etc. Avec des conditions obligatoires, d’autres non. Une fois ces conditions validées, le pad de signature apparait.
  3. Le pad de signature permet de signer le contrat.
  4. Si une signature est refusée, alors le signataire réfractaire devra indiquer la raison du refus et le workflow sera annulé pour tous les signataires.
  5. Une fois le document signé, le tag de signature tracer le « carré de signature », indiquant l’identité du signataire ainsi que l’image de sa signature.
  6. La piste d’audit est alors générée et liste l’intégralité des étapes horodatées du workflow. Sur la dernière page de cette piste d’audit, vous retrouverez : la certification du tiers de confiance, un QR code ainsi qu’une URL permettant la vérification du document.
  7. Tous ces documents sont signés électroniquement avec un cachet serveur PDF garantissant l’intégrité et l’origine du document. Le fichier parallèle attestant de l’horodatage et de la fiabilité des éléments est hashé et mis au coffre quotidiennement. L’attestation de dépôt dans le coffre OFFSAD ainsi que le PDF constituent la preuve irrévocable de signature à valeur probante du document.
Pour le gestionnaire :
Dans le manager JeSuisEnCours, l’onglet « Suivi » disposera du sous-menu « Signature des documents ». Il affiche l’intégralité des workflows, leur état ainsi que le PDF dans l’état ou il se trouve : s’il dispose de 2 signatures sur 3, alors on pourra observer les deux signatures sur le document. Vous pourrez aussi relancer manuellement les demandes de signature de contrat par e-mail.

La mise en GED et éléments de preuve

Tous les documents générés sont ajoutés à la GED à valeur probante adaptée métier apprenants, formateurs, sessions, administration : dossiers de candidature, devis, bons de commande, contrats, attestations, conventions, factures, etc. Certains faisant l’objet d’un workflow, d’autres juste d’un dépôt.
Les conventions et contrats sont auditables par les financeurs (OPCA, entreprises, Régions, etc.), contrôlés par les organismes de contrôle de légalité (DIRRECTE, impôts, etc.), consultés par les signataires, etc. Des QR code sur le principe du 2D doc affichent le document pour contrôle en ligne. Une page « proof » sur le principe de la page « audit » actuelle, permet alors d’identifier la personne demandant l’accès (strictement réservé aux personnes ayant les droits d’accès au document) et ainsi lui envoyer par mail le document et l’attestation de preuve.
Le document et sa preuve sont donc consultables en ligne et conservés pendant 10 ans.

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