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La nouvelle certification qualité des organismes de formation
et formateurs pour le 1er janvier 2021

Les organismes de formation et les formateurs doivent être certifiés selon le référentiel national de certification qualité, RNCQ, avant le 31 décembre 2020 pour continuer à bénéficier des fonds mutualisés de la formation. Un nouveau système qualité pour la formation professionnelle avec 2 décrets, 2 arrêtés et 1 guide de lecture publiés depuis le 6 juin 2019, pour aider tous les acteurs concernés.
Un changement dans la continuité : des critères précisés, 1 nouveau critère lié à l’environnement de la formation, un référentiel qualité adapté à chacun et des règles de certification communes à tous.

La certification qualité pour tous les acteurs de la formation

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Le Décret n° 2019-564 du 6 juin 2019, relatif à la qualité des actions de la formation professionnelle nous informe que la certification qualité sera obligatoire pour tous les acteurs qui veulent bénéficier des fonds mutualisés des , de la , des Régions, Pôle Emploi... Les acteurs concernés sont les organismes de formation, détenant un Numéro de déclaration d’activité, maintenant appelés les qui proposent :

  • Des actions de formation, non-certifiantes et certifiantes
  • Des bilans de compétences
  • Des validations des acquis par l’expérience (VAE)
  • De l’apprentissage

Ce nouveau décret fait à nouveau progresser la qualité des formations professionnelles. Les organismes certificateurs s’assurent de la qualité des formations par la certification au RNCQ des organismes de formation. Les 6 critères du décret 2015-790 restent, un 7ème s’intègre pour démontrer la maîtrise de son milieu professionnel par l’organisme de formation.
Ce nouveau système qualité demande un plus grand investissement de la part des organismes de formation avec des indicateurs qui vont plus loin et surtout la réalisation d’un audit de certification sur site et non plus du déclaratif sur la plateforme Datadock. En tant qu’organisme, vous devrez expliquer votre fonctionnement et apporter régulièrement la preuve de votre conformité aux 7 critères. C’est donc un système d’amélioration continue qui doit être mis en place pour assurer et démontrer la qualité des formations délivrées.
La communication sur l’offre de formation, l’identification des besoins de formation, le positionnement, le suivi pédagogique, la maîtrise des outils pédagogiques et techniques, la qualification des formateurs, l’évaluation de la satisfaction et l’amélioration continue des formations. Ces éléments correspondent aux points d’étape nécessaires pour organiser et réaliser des formations de qualité, donc, adaptées aux attentes des clients.

Le référentiel national de certification qualité unique, qui va plus loin que le Datadock : 7 critères, 32 indicateurs.

Les « Datadockés » ne seront pas surpris, les organismes déjà certifiés encore moins, il va falloir ajuster les réponses au RNCQ. Ce RNCQ, est applicable à tous les OPAC quels que soit leur taille et leurs domaines d’intervention à condition d’avoir un numéro de déclaration d’activité et la nécessité de faire appel aux fonds mutualisés.
32 indicateurs en tout, adaptés comme suit :

  • 22 indicateurs génériques obligatoires pour tous
  • 10 spécifiques en fonction des formations proposées par l’organisme
  • Certains précisés pour qu’ils correspondent au mieux aux différents types d’organismes
  • D’autres supprimés car en lien avec les financeurs
  • Ou ajoutés pour garantir la qualité des formations

Un indicateur est dédié aux organismes qui font appel à de la sous-traitance, qui devront apporter la preuve qu’ils s’assurent que leurs formateurs sous-traitants maîtrisent le RNCQ. Ce qui ne veut pas dire les contraindre à obtenir eux-mêmes leur propre certification.

Un guide de lecture pour comprendre, rassurer les organismes de formation sur les attendus lors de l’audit de certification

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Le guide de lecture, 1ère version publiée en juillet 2019, s’adresse aux organismes de formation pour expliquer les attendus (méthodes et documents). Les organismes certificateurs seront en phase avec ce guide qui permet de faciliter la compréhension des indicateurs et leur application. Il prend en compte les formateurs indépendants et les nouveaux organismes en création.
Ce guide évoluera pour s’ajuster au mieux aux remontées du terrain des organismes de formations, des certificateurs, du Cofrac…

Un audit sur site pour certifier les organismes et les formateurs

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Les 53 référentiels reconnus par le CNEFOP ne seront plus valides au 1er janvier 2021, seule la certification au RNCQ sera reconnue par les financeurs.
La grande nouveauté réside dans le processus de certification. Un cycle de certification de 3 ans avec 2 audits :

  1. Un audit initial sur site entre 1 et 4 jours, la durée est fixée par arrêté en fonction du CA, du nombre de sites, des prestations proposées (actions de formation non-certifiantes, certifiantes, bilan de compétences, VAE, apprentissage)
  2. Un audit de surveillance à distance ou sur site en fonction de la complexité de l’organisme de formation (modalités définies dans l’arrêté)
  3. Ce cycle de 3 ans devra se reproduire pour maintenir l’accès aux fonds mutualisés

Les organismes de formation déjà certifiés par une des 53 certifications reconnues par le CNEFOP, bénéficieront d’une réduction du temps d’audit d’une demi-journée puisque tous les indicateurs ne seront pas audités.
L’audit aura lieu sur le site de l’organisme de formation lorsque celui-ci en a un ou dans un lieu défini entre l’auditeur et l’audité dans le cas contraire. L’entretien sera mené par un auditeur qualifié expert de la qualité et de la formation professionnelle pour être en capacité d’évaluer le niveau de conformité au RNCQ de l’organisme de formation qui devra expliquer son fonctionnement, et apporter la preuve de son respect de l’indicateur.

Des organismes certificateurs eux-mêmes certifiés par le COFRAC

Les organismes certificateurs seront eux-mêmes certifiés : c’est l’accréditation par le . Elle concerne les organismes privés, les organismes publics devront être reconnus différemment. Depuis début juillet 2019, ils peuvent déposer leur dossier d’accréditation (appelé dossier de recevabilité). Une fois ce dossier accepté, les organismes certificateurs pourront démarrer les audits des organismes de formation avant de finaliser leur accréditation.

Comment se préparer et quand ?

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La date du 1er janvier 2021. Probablement 40 000 organismes de formation devront être certifiés d’ici là. C’est donc maintenant qu’il faut se préparer. Comment ?

  1. Prendre connaissance du RNCQ dès maintenant
  2. Evaluer le niveau de conformité de son organisation et de ses documents
  3. Planifier les actions correctives
  4. Appliquer les actions décidées
  5. Se préparer à répondre à l’auditeur

En parallèle, les organismes de formation doivent planifier leur audit de certification le plus tôt possible. Les délais sont très courts pour une demande très forte. Plus de 30 organismes certificateurs se présenteront à l’accréditation.
Les organismes de formation devront :
  1. Définir leurs critères de choix en fonction des offres proposées, comme par exemple : leur propre environnement, leurs clients, la qualification des auditeurs, le prix, leur réactivité, leur disponibilité …
  2. Sélectionner leur organisme certificateur
  3. Planifier leur audit en fonction de la période souhaitée, même si c’est 9 mois plus tard
Attention de ne pas prévoir un audit trop tard en cas de nécessité d’actions correctives.
Parler de qualité, c’est parler satisfaction des parties prenantes du système et en particulier celles des clients qu’ils soient stagiaires (apprenants), manageurs, payeurs, financeurs, etc.
La certification qualité, c’est dès maintenant qu’il faut y penser pour garantir la qualité de vos formations ! Cela veut dire : s’informer, étudier, se faire accompagner, se préparer à l’audit sur site.
Article rédigé par Anne-Sophie Roche

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