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Un processus d’émargement sécurisé et à valeur probante


La solution
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est le premier « Tiers de Confiance », garant de la sécurisation des signatures et des bonnes pratiques nécessaires aux feuilles d’émargement numériques, dans le respect strict du cadre de la loi française et des réglementations administratives.
Règlementation-Loi-Émargement-Signature-Numérique-JeSuisEnCours

Neutralité du tiers de confiance


Nous sommes un tiers « Juste et Neutre » entre les organismes de formation, les administrations, les organismes paritaires, les financeurs publics et privés, ce qui garantit une transparence totale des processus de signature et d’émargement pour toutes les parties, jamais atteinte auparavant dans les processus papiers actuellement utilisés dans les centres de formation.

La collecte des signatures des apprenants n’est pas réalisée par le centre de formation, mais directement par le matériel intégré à notre solution
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(tablettes dédiées et sécurisées) ou via une page Internet cryptée, protégée et pilotée directement depuis les serveurs en ligne
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.

Ce mode opératoire interdit toute manipulation des signatures par le personnel des organismes de formation ayant souscrit à notre service. Les serveurs
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sont administrés par nos soins chez le premier hébergeur français et européen (OVH) sans que le centre de formation n’ait d’accès aux données de traitement (pas même les informaticiens des centres de formation).

Quel niveau de garantie proposez-vous ?


Tout a été mis en œuvre pour garantir la transparence et la traçabilité intégrale des opérations de contrôle de présence des individus suivant la formation, en conformité avec la réglementation française des pièces numériques :
  • Identification forte des stagiaires signataires de présence
  • Contrôle strict des signatures manuscrites
  • Sécurisation des documents PDF par signature RGS*
  • Horodatage et dépôt systématique dans un coffre-fort de la FNTC
  • Conservation probatoire 3 ou 10 ans en coffre-fort électronique
  • Respect des règles de conservation françaises et européennes
  • Attestation de conformité délivrée par
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  • URL et QRCode de traçabilité instantanés pour tous les documents
  • Respect de toutes les bonnes pratiques de la dématérialisation probante
  • Traitement et archivage sur des serveurs hébergés en France
  • Respect des exigences OPCA, régions, FSE et DIRECCTE

Signature manuscrite sur tablettes


Pour chaque plot pédagogique, l’apprenant doit signer sur la tablette sécurisée
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, tout comme il le faisait traditionnellement sur les feuilles d’émargement papier. La qualité technique et visuelle de signature collectée est supérieure à une signature manuscrite, car on dispose de l’image et des vecteurs de signature (mouvements du doigt), permettant une analyse fine des signatures (aspect) et des contrôles graphologiques poussés.

Sécurisation intégrale des signatures


Les signatures sont collectées de manière manuscrite, unitaire et sont autoporteuses du contexte de la collecte directement dans les métadonnées du fichier PDF associé (signataire, cours, date, heure, lieu, formateur, IP de collecte de la signature). Ce fichier PDF de signature unitaire est signé numériquement avec le certificat de confiance RGS*
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, horodaté et archivé dans un coffre-fort électronique FNTC le jour même de la signature.

Respect des contraintes d’archivage des justificatifs


Le stockage des éléments de preuve
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respecte les contraintes de dossier unique de gestion pour chacun des participants : tous les documents attachés à une action de formation sont regroupés dans un même espace en GED, pouvant être imprimés, consultés ou exportés de manière globale à la demande.

Les feuilles d’émargement générées, signées et archivées par
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sont envoyées aux financeurs systématiquement en PDF signé et horodaté, avec les attestations de présence et autres pièces du dossier de facturation. Tous ces éléments sont directement accessibles en ligne pour les OPCA, les financeurs, les entreprises et les administrations en charge des contrôles de légalité, via la référence unique ou le QRCode présent sur chaque élément de pièce du dossier électronique probant.
Suivi-Archivage-Justificatif-Présence-JeSuisEnCours
L’archivage électronique des pièces respecte les contraintes de stockage des documents numériques originaux probants (PDF horodatés, signés et archivés en coffre-fort électronique de la FNTC).

Respect des exigences de présence pour les OPCA


Exigences-Présence-OPCA-JeSuisEnCours
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impose deux signatures par jour minimum : le matin et l’après-midi, ou plus selon les plots pédagogiques prévus par l’organisme de formation.

Les signatures d’émargement sont collectées à chaque cours et unitairement horodatées pour démontrer l’heure et le lieu de collecte.

Ces signatures sont ensuite assemblées dans la feuille d’émargement PDF en lien avec les éléments de facturation avec tous les éléments de preuve démontrant l’origine et l’intégrité du processus de signature.

Identification forte des apprenants


L’apprenant qui signe est identifié de manière bien plus sécurisée que dans le modèle traditionnel papier : il doit être déclaré et inscrit dans le référentiel de formation
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intégré à la solution (nom, prénom, email, téléphone, photo optionnelle). L’apprenant signe en présence du formateur assurant le cours qui signe également à chaque session de formation. Toutes ces informations sont reportées dans les preuves de traçabilité
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(alors que l’on n’a pas ces éléments fiables aujourd’hui en papier).

Respect de la centralisation de documents


Le financement de la formation en France passe généralement par des organismes publics, régions, départements, Pôle emploi, ainsi que par les OPCA qui ont leurs propres contraintes de conservation et de preuve des justificatifs de présence. La traçabilité des opérations de signature est la clé de voûte des contrôles, tout comme la conservation des preuves sur une durée supérieure de 3 à 10 ans dans un dossier spécifique à chaque action de formation.

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prend en compte tous ces éléments, afin de respecter les contraintes DIRECCTE, OPCA, régions et FSE, essentiels aux contrôles de dépense des fonds publics. La démonstration de la fiabilité et de la traçabilité des signatures incombe donc à la base aux organismes de formation qui font signer les feuilles d’émargement aux stagiaires et apprenants. La relation de confiance établie entre l’organisme de formation et l’organisme de financement est donc essentielle dans la relation économique et de contrôle qui les lie.


Traçabilité intégrale des opérations 


Chaque feuille d’émargement PDF générée par
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fait l’objet d’une traçabilité intégrale et démontrable concernant l’ensemble des signatures présentées (stagiaires, formateurs, lieux, heures, traçabilité unitaire des signatures). Elle se voit attribuer une référence unique affichée sous forme d’une URL et d’un QRCode visibles sur le document permettant à tous (OF, administrations, OPCA, régions, financeurs, entreprises) d’afficher instantanément tous ces éléments de traçabilité et la chaîne de confiance associés au document généré.

Des serveurs SaaS redondants et basés en France :


Toutes les données, documents et processus
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sont exécutés sur des serveurs dédiés hébergés dans des Datacenters sécurisés et situés chez OVH Roubaix et Strasbourg, dans le respect de traçabilité et de la réglementation française en matière de conservation de pièces juridiques et fiscales à valeur probante.

Les serveurs sont techniquement redondants pour garantir des taux de disponibilité supérieurs à 99,9% en mode 7j/7 et 24h/24. Tous les documents et les données archivés sur nos serveurs dédiés sont sauvegardés sur deux espaces complémentaires de backup quotidiennement, et les documents à valeur probatoire archivés en double dans un coffre-fort de la FNTC pour une durée de 10 ans minimum.


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